Quy trình xin cấp visa lao động cho người nước ngoài năm 2026
Visa lao động là loại giấy phép công nhân cho phép công dân nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Quy trình xin cấp visa lao động bao gồm nhiều bước liên tiếp, từ chuẩn bị hồ sơ tại công ty Việt Nam cho đến khi người nước ngoài nhận được giấy phép chính thức. Năm 2026, quy trình này được thực hiện theo Thông tư 01/2023/TT-BNV hướng dẫn quản lý lao động nước ngoài, với các yêu cầu về tài liệu, thời gian xử lý và phí dịch vụ rõ ràng.
Bước 1: Công ty Việt Nam chuẩn bị hồ sơ và nộp đơn
Công ty Việt Nam muốn tuyển dụng lao động nước ngoài phải là doanh nghiệp đã đăng ký kinh doanh hợp pháp. Bước đầu tiên là chuẩn bị hồ sơ đơn xin cấp visa lao động tại cơ quan Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội (CA QLHC) hoặc Sở Ngoại vụ địa phương. Hồ sơ bao gồm: giấy đề nghị cấp visa lao động (mẫu do cơ quan cấp định), giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty, hợp đồng lao động song phương, giấy tờ chứng minh năng lực chuyên môn của lao động nước ngoài, và giấy xác nhận sức khỏe. Thời gian nộp hồ sơ có thể thực hiện trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích.
Bước 2: Cơ quan chức năng thẩm duyệt hồ sơ
Sau khi nhận hồ sơ, cơ quan cảnh sát hoặc Sở Ngoại vụ sẽ tiến hành thẩm duyệt trong vòng 3-5 ngày làm việc. Trong giai đoạn này, cơ quan sẽ kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của các tài liệu, xác minh thông tin công ty và lao động nước ngoài. Nếu hồ sơ còn thiếu hoặc sai sót, cơ quan sẽ thông báo cho công ty để bổ sung, sửa chữa trong thời hạn tối đa 7 ngày. Quá trình này đòi hỏi sự chặt chẽ và tuân thủ quy định pháp luật của cả hai bên.
Bước 3: Cấp giấy phép lao động tạm thời (nếu cần)
Nếu công ty có nhu cầu khẩn cấp, có thể xin cấp giấy phép lao động tạm thời trước khi visa chính thức được cấp. Giấy phép tạm thời có hiệu lực từ 1-3 tháng, cho phép lao động nước ngoài bắt đầu làm việc ngay. Tuy nhiên, để tiếp tục làm việc, lao động phải hoàn tất quy trình xin visa chính thức trong thời gian giấy phép tạm thời còn hiệu lực. Giấy phép tạm thời được cấp sau khi cơ quan chính thức xác nhận hồ sơ đủ điều kiện.
Bước 4: Lao động nước ngoài nộp đơn xin visa tại Sở Ngoại vụ hoặc cơ quan cảnh sát
Sau khi công ty nhận được thông báo phê duyệt từ cơ quan chức năng, lao động nước ngoài cần nộp đơn xin cấp visa lao động tại Sở Ngoại vụ hoặc cơ quan cảnh sát có thẩm quyền. Tại bước này, lao động cần chuẩn bị: hộ chiếu còn hiệu lực, giấy phê duyệt từ công ty, bảng kê chi tiết thông tin cá nhân (họ tên, ngày sinh, quốc tịch), ảnh thẻ 4x6 cm, và phí xin visa. Mỗi quốc gia có yêu cầu tài liệu khác nhau, do đó cần xác nhận đầy đủ trước khi nộp.
Bước 5: Xử lý hồ sơ và phỏng vấn (nếu cần)
Cơ quan Sở Ngoại vụ hoặc cảnh sát sẽ tiếp tục xử lý hồ sơ trong vòng 5-7 ngày làm việc. Trong một số trường hợp, cơ quan có thể yêu cầu lao động nước ngoài đến phỏng vấn để xác nhận thông tin cá nhân, năng lực chuyên môn, và mục đích làm việc tại Việt Nam. Phỏng vấn thường được tiến hành để đảm bảo lao động nước ngoài không có tiền sử vi phạm pháp luật hoặc các vấn đề liên quan đến an ninh, trật tự.
Bước 6: Cấp visa lao động chính thức
Sau khi hoàn tất các bước trên và không có phát hiện bất thường, cơ quan Sở Ngoại vụ sẽ cấp visa lao động chính thức. Visa được dán vào hộ chiếu và có hiệu lực tùy theo loại visa (thường từ 3-12 tháng tùy hợp đồng lao động). Lao động nước ngoài sẽ nhận được thông báo chính thức để đến nhận hộ chiếu có visa. Toàn bộ quy trình từ chuẩn bị hồ sơ đến nhận visa thường mất 15-30 ngày, tùy vào tính chất công việc và tình hình cụ thể của từng trường hợp.
Các điểm lưu ý trong quá trình thực hiện
Để đảm bảo quá trình xin cấp visa lao động diễn ra suôn sẻ, cần lưu ý: tất cả tài liệu phải được dịch sang tiếng Việt bởi cơ quan dịch thuật chính thức; hợp đồng lao động phải tuân thủ pháp luật lao động Việt Nam; công ty phải có năng lực tài chính để chi trả lương cho lao động; lao động phải không có tiền sử vi phạm pháp luật. Ngoài ra, cần chuẩn bị phí xin visa theo quy định hiện hành, thường từ 500.000 đến 2.000.000 đồng tùy loại visa và quốc tịch của lao động.